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¿Cómo hacer que todos los componentes de sus sistemas y procesos de inteligencia de negocios funcionen de manera armoniosa? ¿Cómo planificar las herramientas, la capacitación y los objetivos de inteligencia de negocios para asegurarse de obtener el máximo rendimiento de su inversión? La respuesta es simple: usted necesita crear una estrategia de inteligencia de negocios efectiva.
Una estrategia de inteligencia de negocios le ayudará a pensar de manera sistemática en todos los componentes necesarios, no solo para implementar la tecnología de inteligencia de negocios, sino también para coordinar la planificación, los objetivos, el personal y mucho más. Esto asegurará que la implementación de su nueva solución sea un éxito. La estrategia abordará todos los aspectos de cómo su empresa utiliza los datos y tendrá en cuenta cada acción que debería influir en la implementación de una herramienta de inteligencia de negocios.
Con una estrategia de inteligencia de negocios clara, usted podrá resolver preguntas como: ¿Cómo aplicaremos las herramientas de inteligencia de negocios en nuestras operaciones? ¿Cómo vamos a obtener valor de nuestros datos integrándolos en nuestros procesos y mentalidad diaria? ¿Cómo podemos medir el éxito y obtener un retorno sobre nuestra inversión?
Una estrategia de inteligencia de negocios le proporcionará acceso sin problemas a los datos que le permitirán conocer más sobre su propia empresa, evaluar sus procesos y estrategias con información oportuna, y eliminar o prevenir ineficiencias y riesgos. Según la encuesta Global State of Enterprise Analytics de 2020, el 45 % de las empresas centran sus esfuerzos de análisis de datos en la creación de nuevos modelos de negocio. Esto significa que es probable que sus competidores estén utilizando datos para refinar sus operaciones, eliminar posibles puntos ciegos en su organización y escuchar lo que funciona y lo que sus clientes desean, en lugar de confiar en la intuición. Ellos tendrán modelos de negocio más efectivos porque su solución de inteligencia de negocios y análisis les permite realizar un seguimiento del progreso en sus objetivos más importantes.
Toda empresa genera naturalmente datos sobre sus clientes, ventas, tráfico y más simplemente al existir y hacer negocios, por lo que es muy común que la planificación y la estrategia en torno a los datos y la inteligencia de negocios pasen por alto. Tal vez usted haya implementado una solución de inteligencia de negocios que satisface sus necesidades para mantener sus datos organizados, pero no sabe si está obteniendo los resultados deseados. O quizás diferentes departamentos tengan soluciones distintas y sea momento de replantear cómo utiliza la inteligencia de negocios. Si observa ineficiencias en cómo usa la inteligencia de negocios, siente que no tiene acceso fluida a los datos, o se cansa de la incertidumbre de no saber en qué conjunto de datos confiar, entonces es hora de renovar su estrategia de inteligencia de negocios.
Estrategia de Inteligencia de Negocios
En este artículo, le guiaremos paso a paso para crear una estrategia de inteligencia de negocios que funcione para su empresa y le ayude a alcanzar sus objetivos más importantes utilizando los datos.
1. Reúna un equipo de liderazgo y patrocinador ejecutivo
Para ejecutar con éxito una estrategia de inteligencia de negocios que tenga un impacto organizacional real, necesita el apoyo ejecutivo. En esta etapa de la creación de su estrategia, deberá asignar un patrocinador ejecutivo para el proyecto e identificar a los principales interesados que participarán en las discusiones estratégicas. El apoyo y la dirección de un líder que pueda influir en las políticas y procedimientos, hablar de los objetivos a largo plazo de la empresa y que tenga la autoridad para asignar recursos y tiempo a la inteligencia de negocios es esencial. Si busca generar un cambio organizacional, necesita involucrar a personas con la autoridad necesaria para que ese cambio ocurra y a quienes los demás escucharán.
A menudo, el patrocinador ejecutivo para su estrategia de inteligencia de negocios será su CIO, CTO, o la persona en su empresa que pueda hablar tanto de tecnología como de objetivos comerciales. Su equipo de interesados clave debe incluir a personas en roles de liderazgo que puedan hablar sobre las necesidades de cada área de su negocio, ya sea financiera, marketing, servicio al cliente o ventas. También es importante involucrar a cualquier persona del liderazgo ejecutivo o juntas directivas que pueda hablar sobre sus objetivos comerciales y sus inversiones a largo plazo. Estos actores clave son necesarios para crear una estrategia que sirva a su empresa a largo plazo, en lugar de tener que cambiar de rumbo cuando los ejecutivos anuncien un nuevo objetivo.
A continuación, designe un equipo para la implementación técnica de su solución. Es probable que el equipo encargado de llevar a cabo la implementación de su solución de inteligencia de negocios y de planificar el almacenamiento y acceso a los datos sea diferente del equipo de liderazgo estratégico. Un equipo se enfocará en la estrategia general y en la entrega de valor empresarial, mientras que el otro se centrará en la implementación técnica.
2. Establezca objetivos para la inteligencia de negocios con los principales interesados
Al implementar la inteligencia de negocios, muchas empresas se enfocan en la tecnología y la infraestructura de datos, y aunque es necesario, lo más impactante es usarla para cambiar cómo trabajan y proporcionar mejor información a cada empleado. Aunque su estrategia involucrará tecnología, el enfoque debe estar en cómo esa tecnología servirá a sus objetivos comerciales generales. La tecnología siempre debe estar al servicio del propósito.
Con su equipo de interesados clave, discuta y priorice los objetivos comerciales que le gustaría impulsar con su estrategia de inteligencia de negocios, y luego detalle específicamente cómo la inteligencia de negocios apoyará cada objetivo. No se limite en esta etapa. En un mundo ideal, ¿qué le gustaría que la inteligencia de negocios hiciera por su empresa? Haga que todos los interesados clave de cada departamento contribuyan a la visión general de su estrategia y decidan qué objetivos tendrían el mayor impacto en el área que lideran.
Una vez que haya solidificado sus objetivos, priorice cada uno según su urgencia o impacto y decida cuál lograr primero. Si es necesario, puede optar por priorizar los objetivos más sencillos primero y luego expandir a metas más grandes dentro de su iniciativa de inteligencia de negocios. Estas pequeñas victorias iniciales ayudarán a demostrar el valor de su estrategia a otros ejecutivos y también consolidarán el beneficio de aprender una nueva herramienta para los empleados. Cuando los empleados y el liderazgo vean el éxito de la inteligencia de negocios en un departamento, se generará impulso para su estrategia y se fomentará la confianza y el entusiasmo por el pensamiento basado en datos.
Aquí hay algunas preguntas poderosas que puede responder en esta etapa de su estrategia:
- ▪︎ ¿Cuáles son nuestros objetivos comerciales clave en este momento? (Piense en sus objetivos para uno, tres, cinco y diez años a futuro).
- ▪︎ ¿Cómo apoyará la inteligencia de negocios cada objetivo?
- ▪︎ ¿Hay algún problema específico o área que necesitemos abordar de inmediato con la inteligencia de negocios?
- ▪︎ ¿Hay algún departamento que necesite inteligencia de negocios primero, o nuestra estrategia debería planificar una implementación a nivel organizacional?
- ▪︎ ¿Qué resultados necesitamos ver de nuestra estrategia de inteligencia de negocios (cualitativos y cuantitativos)?
- ▪︎ ¿Qué queda fuera del alcance de nuestra estrategia de inteligencia de negocios actualmente y qué deberíamos planificar para lograr más adelante?
3. Evalúe la infraestructura de datos actual y su disponibilidad
Ahora que tiene una comprensión clara de sus objetivos comerciales, es momento de comenzar a discutir los detalles técnicos de su estrategia. Esta discusión involucrará principalmente a su equipo técnico, pero el patrocinador ejecutivo y los principales interesados también deben participar para garantizar la alineación y hablar de los procesos y necesidades comerciales actuales.
En esta etapa de su estrategia, responderá preguntas como:
- ▪︎ ¿Qué datos ya tiene en relación con sus objetivos?
- ▪︎ ¿Qué procesos relacionados con datos y BI ya tiene implementados para el almacenamiento, la organización, el acceso, la gobernanza, etc.? ¿Qué funciona o no en esos procesos?
- ▪︎ ¿Qué tecnología de BI está actualmente en uso y qué funciona o no funciona?
- ▪︎ ¿Qué nuevos datos necesita específicamente para alcanzar sus objetivos? ¿Qué datos sería útil comenzar a recopilar?
- ▪︎ ¿Qué fuentes de datos externas podrían ser beneficiosas, ya sean datos demográficos o sobre el desempeño de la competencia?
- ▪︎ ¿Se necesita crear nuevos puestos o personal para ejecutar su estrategia de inteligencia de negocios, o avanzar solo requiere actualizar la tecnología y los procesos?
A menudo es más fácil comenzar haciendo estas preguntas en relación con los datos financieros y de ventas y luego avanzar desde allí, ya que estos son los más accesibles para la mayoría de las empresas. Conforme evalúe la disponibilidad y los procesos de datos para cada objetivo o departamento y elimine los silos de datos departamentales, comenzará a ver cuánta información puede alcanzarse. Su estrategia le ayudará a aprovechar todos sus datos en su beneficio.
4. Elija una solución de inteligencia de negocios
Una vez evaluado completamente sus datos disponibles y sus necesidades, elige una solución de inteligencia de negocios y configura una infraestructura de datos que lo respalde durante la vida útil de su estrategia. La planificación de su infraestructura debe abordar cuatro áreas principales: recopilación y gestión de datos, almacenamiento y capacidad, herramientas de visualización de datos y paneles, y acceso y gobernanza.
- ▪︎ Recopilación y Gestión de Datos: ¿Qué datos recopilará? ¿De dónde provendrán y en qué formato? ¿Quién gestionará y preparará los datos? ¿Quién garantizará una correcta entrada de datos, y qué estándares establecerá para la recopilación y organización de datos? ¿Necesitará contratar a empleados adicionales para ayudar con los nuevos procesos de recopilación y organización de datos?
- ▪︎ Almacenamiento y Capacidad: Explore completamente sus opciones de almacenamiento de datos, ya sea fuera del sitio o en las instalaciones. Su equipo técnico debe planificar cuánto almacenamiento necesitará ahora y en el futuro, cómo se organizarán y estructurarán esos datos, y con qué frecuencia se actualizarán.
- ▪︎ Herramientas de Visualización de Datos y Paneles: Decida con su equipo de BI cómo visualizará y compartirá los datos y quién puede necesitar personalizaciones. Esto puede incluir informes, paneles de control o paneles, tableros de rendimiento de empleados, informes financieros, y mucho más. Explore diferentes herramientas de inteligencia de negocios según la capacidad de cada uno para crear visualizaciones y generar informes de su elección.
- ▪︎ Acceso y Gobernanza: ¿Quién tendrá acceso a los datos y a los informes y paneles creados? ¿Cómo gestionará la gobernanza, la seguridad y el control de calidad de los datos? Este es un componente importante de su estrategia para garantizar que los datos se utilicen de manera responsable, se implementen procesos de protección de datos y se priorice la ciberseguridad.
5. Planifique su ejecución
Una vez que haya evaluado completamente sus datos disponibles y necesidades, seleccionado una herramienta y configurado su infraestructura de datos, es momento de pensar en cómo llevará su estrategia a la práctica.
En esta etapa de la planificación de la estrategia, discuta cómo ejecutará su estrategia y establezca un cronograma para la implementación. Cree hitos para los próximos pasos importantes en la implementación de su herramienta de inteligencia de negocios y cómo llevará a cabo su estrategia para cada área principal. Esto incluirá desde la implementación de nuevas prácticas de recopilación de datos y actualizaciones a la infraestructura de datos hasta la configuración de visualizaciones y medidas de seguridad. Con su equipo de liderazgo, discuta cómo supervisará la ejecución y cómo garantizará que su plan se implemente correctamente.
6. Capacitación para el uso de su nueva solución de inteligencia de negocios
La capacitación es una parte clave de su estrategia para garantizar que cada empleado utilice la nueva herramienta y los datos a su disposición. Puede implementar una nueva solución de BI, pero sin capacitación, los empleados no sabrán cómo usarla de manera consistente, y mucho menos usarla con facilidad. La capacitación ayudará a aumentar la alfabetización en datos de todos sus empleados y a crear hábitos consistentes para el uso de herramientas de BI.
Como mínimo, cada empleado debe poder extraer informes y buscar datos dentro de su área de responsabilidad. También necesitará capacitar a los empleados en la recopilación y organización de datos, y asegurarse de que aquellos con acceso avanzado comprendan cómo trabajar con datos y crear visualizaciones. Esto será crucial para aprovechar al máximo sus datos, garantizar la precisión de los informes y promover la confianza en su herramienta de BI.
7. Lance su estrategia de BI y mida su éxito
Cuando haya lanzado su solución y ejecutado su estrategia, llegará el momento de medir su éxito. Planifique revisar regularmente sus hitos y objetivos a medida que avanza, y hacer ajustes según sea necesario. La medición continua del progreso garantizará que su empresa siga siendo competitiva y maximice su inversión en inteligencia de negocios.
Desarrollar una estrategia de inteligencia de negocios sólida requiere tiempo y esfuerzo, pero los beneficios de tener acceso a datos precisos y procesables son invaluables. Con la estrategia correcta, usted podrá tomar decisiones más informadas, optimizar procesos y mantenerse un paso adelante en el mercado.
